La organización de un evento supone una tarea compleja en la que hay que tener en cuenta diferentes factores. Algunos de ellos están relacionados con la logística, el espacio, los invitados, el equipo, el timing, etc.

En ocasiones, los organizadores de eventos tienden a concentrar su energía en lo que hay que hacer. Sin embargo, se olvidan de tener en cuenta algunos hábitos que hay que evitar. Bien porque pueden restar más que sumar al evento, o bien porque ya están pasados de moda e incluso pueden suponer gastos extras innecesarios. Estos son algunos de los hábitos:

  • No planificar el evento con la suficiente antelación para organizar cada tarea de forma eficaz. Si el tiempo se nos echa encima lo haremos todo más rápido y en ocasiones esto acarrea pequeños errores.
  • No confirmar a los proveedores antes del evento. Comprobando de nuevo su disponibilidad, los servicios, los tiempos de entrega, los aspectos relacionados con el montaje de espacios o de otros elementos, etc.
  • No tener una estrategia de contingencia en caso de que falle el plan A. Pueden ser por varios factores como causas meteorológicas, problemas con el espacio, accesibilidad de los invitados o cualquier otro aspecto que se pueda prever.
  • No disponer de suficiente personal el día del evento. Es recomendable no escatimar la inversión en recursos humanos y equipo ese día. De ello va a depender en gran medida que todo el evento se desarrolle como estaba previsto.

La tecnología ayuda a ahorrar tiempo ¡utilicémosla! y dinero en diferentes variables y procesos relacionados con la organización del evento tales como:

  • Ahorramos papel al no tener que imprimir las invitaciones que pueden enviarse a través de aplicaciones de email marketing, newsletters, etc. Esto es cada vez más usado en detrimento de las invitaciones en papel.
  • Sustituir el lápiz y el papel por tabletas, portátiles y smartphones. Permiten anotar cualquier aspecto relacionado con el evento y compartirlo en línea con el resto del equipo. Así veremos los cambios en tiempo real y de una forma rápida y eficaz, evitando que se pierda la información.
  • No hace falta llamar a los invitados para confirmar su asistencia. A través de la web del evento pueden hacerlo e incluso adquirir su entrada.
  • A la hora de acreditar a los asistentes, no hace falta manejar largas listas de papel con el listado de los nombres. Ahora podemos encontrar multitud de apps gratuitas que agilizan este proceso de acreditación en cualquier evento de forma más rápida, eficiente y sostenible que en el papel.
  • El correo electrónico es la mejor forma de valorar qué impresión ha causado el evento a los asistentes. De esta forma, no hace falta imprimir encuestas de satisfacción ni hacer que los invitados pierdan tiempo rellenándolas. Es más cómodo para ellos contestar el mensaje desde casa en cualquier momento posterior a la celebración del acto. Las llamadas de satisfacción han quedado ya en desuso.

Es importante no dejar para el último momento toda la información y los detalles sobre el evento, que hay que transmitir a los asistentes, a los medios de comunicación y a redes sociales. Este aspecto es fundamental para que el evento tenga la mayor repercusión positiva posible.

El éxito de un evento depende de las personas. Es conveniente valorar, reconocer y agradecer personalmente la tarea desempeñada por cada miembro del equipo, proveedores, patrocinadores y asistentes.

Conviene no ahorrar presupuesto en los equipos audiovisuales, pues hoy en día el uso de la tecnología es sinónimo de éxito. Apostar por la realidad virtual, por proyecciones de 360° o por soluciones que atraigan al asistente y que favorezcan el desarrollo de un factor experiencial en el evento ayudarán a garantizar su éxito.

La entrada o cuota de inscripción debe incluirlo todo. No tiene sentido cobrar por separado diferentes partes del evento como el parking, la comida o el acceso a diversas experiencias. Hay que facilitar al cliente todo para que no dude ni un segundo en asistir al evento.

Es necesario adecuar el presupuesto al evento y no intentar aparentar lo que no se es. Es mejor organizar un evento reducido pero exitoso que uno grande y abocado al fracaso. Por ello, es recomendable calcular bien los costes y apostar por un material de calidad. Por eso, el punto del presupuesto es el primer factor a tener en cuenta cuando tenemos pensando organizar un evento.

En el apartado relacionado con el catering, no hay que dar por sentado que todo el mundo puede comer lo mismo. Es preciso considerar la existencia de posibles intolerancias, restricciones alimentarias o personas veganas y ofrecer variedad y menús adaptados a cualquier persona. Por eso en Shenonkop tenemos diferentes menús y además puedes personalizar a tu gusto cada uno de los platos y bandejas de comida que se van a servir.

Teniendo en cuenta estos consejos, la organización del evento será todo un éxito.